Maliyetin Gölgesinde Tatbikat Gerçeği

Size” tatbikat nedir?” sorusunu yöneltsem vereceğiniz cevapların büyük bir çoğunluğu askerlikle bağlantılı olacaktır. Çok şaşırtıcı bir durum değil. TDK’nın internet sitesine “tatbikat” yazıp arattığınızda karşınıza iki açıklama çıkıyor: 1. Uygulama 2. Asker birliklerini savaşa hazırlamak amacıyla, arazi üzerinde yapılan geniş ölçüde savaş denemesi, manevra. Aynı kelimenin İngilizce karşılığını (exercise) Cambridge sözlükten arattığınızda ise fiziksel aktiviteden, sınava kadar oldukça geniş kulanım seçenekleriyle karşılaşıyorsunuz. Ama en önemli ve bizim üzerinde duracağımız tanım şu: Bir şeyi iyileştirme veya bir şeyi gerçekleştirme amaçlı eylem veya eylemler.

Ülkemizde farkında olmasak da klasik tatbikat anlayışı dünyada askeri kışlaların tel örgülerini çoktan terk etti. Günümüzün iş ve eğitim dünyasında yeni pratik sahalar edindiğini ve birçok ülkede eğitim modelleri içerisinde kendini başarıyla kabul ettirdiğini görüyoruz. Okullarda, afet merkezlerinde başlayan bu süreç kaçınılmaz olarak uzun zaman önce iş dünyasına da sıçradı. Toplu (collective) eğitimlerin nihai noktası olan tatbikatlar, iş süreçlerini ve krize hazırlık seviyelerini test etme anlamında üzerinde özellikle durulması gereken bir yöntem. Tatbikatların üzerine inşa edildiği modeli bir kez anladıktan sonra, kullanım alanının ne kadar geniş olabileceği ihtimali sizleri de hayrete düşürecektir.

Gelin öncelikle sağlıklı bir tanım yapmakla başlayalım. Tatbikat dediğimiz şey kısaca eğitim döngüsünün hasılasının tüm olası koşulların simüle edildiği bir senaryoya bağlı olarak gerçek zamanlı test edilmesidir. Bireysel eğitim programlarıyla başlayan ve devamında masa başı, fonksiyonel ve nihayetinde toplu eğitimlerle devam eden eğitim serüveninin, tüm işletme, kurum veya organizasyonun katılımıyla yaptığı zirvedir. Tatbikatlar size sadece personelin eğitim yeterliliğini değil; mevcut iş, iş sürekliliği, afet veya kriz yönetimi planlarınızın da sınanabileceği en uygun ortamı yaratır. Haliyle çok titiz bir planlama ve meşakkatli bir uygulama gerektirir. Yorucudur ve en önemlisi diğer eğitim türleri ile kıyaslandığında nispeten pahalıdır.

Kapsamlı bir tatbikatın maliyetlerinin yüksek olması, tatbikat plancılarını daha pratik ama sonuçta kazanımları hala yüksek olan farklı modellerin kurulmasına itmiştir. Bunlardan en bilineni ise “masa başı tatbikatlarıdır (tabletop exercises)”. Bu tatbikatlarda katılımcılar daha çok karar vericiler seviyesinde olmakta ve nispeten daha kısa bir süre içerisinde daha az olay veya durumla yüzleşmeleri istenmektedir. Bu çeşit tatbikatlarda amaç önceden belirlenen eğitim hedeflerine ulaşmanın yanında katılımcılara ekip olma ve baskı altında karar verebilme yetilerini denemeleri için uygun ortamı da sağlamaktır. Bugün farklı kaynaklarda “wargaming (savaş oyunu)” adıyla karşımıza çıkan uygulamalar da bu küçük çaplı tatbikatlardan başkası değildir.

Bu genel bilgilerden sonra gelelim en önemli kısma: Bir tatbikat nasıl planlanır? Başka bir deyişle tatbikat tasarımı nasıl yapılır? Şimdi adım adım bu konuyu inceleyelim.

Her Şeyin Başı Eğitim. Daha evvel de ifade ettiğim gibi, tatbikat dediğimiz şey toplu bir eğitim uygulamasıdır. İster doğal afetle mücadele merkezi, ister dünyanın en büyük havaalanı ya da bir banka olun, organizasyon yapısı içindeki her bir personelin yaptığı işi iyi bilmesini ve bir kriz durumunda bu bilgiyi doğal yetenekleriyle birleştirip iş akışını sürdürmesini beklersiniz. O halde tatbikat olgusuyla tanışmadan önce yapılması gereken ilk hamle, personelin bireysel olarak uygun eğitimleri almasını sağlamaktır. Burada en önemli husus, iş tanımlarının iş süreçlerine uygunluğu, o iş tanımlarına uygun eğitim ihtiyaçlarının tespiti ve eğitim sonu değerlendirmelerinin objektif bir şekilde yapılmasıdır. Bireysel eğitimlerini hakkıyla alan personelin masa başı veya fonksiyonlar arası eğitimleri de başarıyla geçeceği ve her çeşit tatbikata kolayca adapte olacağı aşikârdır. Bu eğitimler, tatbikatın ara durumlarının ve eğitim hedeflerinin tespitinde de önemli bir girdi olacaktır.

Bir Planınız Var mı? Tatbikatın temelini oluştururken organizasyonun planlarına dayandırılması, gerçekçi bir senaryo ve ortam yaratmak için oldukça önemlidir. Bu iş süreçleri, iş sürekliliği, krize müdahale, doğal/doğal olmayan felaket, siber güvenlik veya bir girişim planı olabilir. Tatbikatın amacı bu planın üzerine inşa edilir ve tatbikat hedefleri (eğitim hedeflerinden farklı olarak) yine bu plana uygun olarak seçilir.

Hazırlık. Tatbikatın hazırlık aşamasında tatbikat plancısı, organizasyon ile yakın temasta çalışır. Plancı her şeyden önce organizasyonu yakından tanımalıdır. Bu amaçla organizasyon içerisinden de destek alması gerekebilir. Bu aşamada senaryo oluşturulur, tatbikatın süresi ve zamanı belirlenir. Ana ve ara durum/olay listeleri hazırlanır. Bu durum/olaylar tatbikat esnasında, organizasyon içerisinde hedeflenmiş personele (eğitilen hedef kitle) yine planlanan araçlarla iletilecek ve reaksiyonları bir değerlendirmeye tabi tutulacaktır. Bu aşamada tatbikat esnasında ihtiyaç duyulacak malzeme, doküman vb. detaylı bir şekilde belirlenir (özellikle afet ve acil durum tatbikatlarında).

Tatbikatın Uygulaması. İstenen tatbikat çeşidine göre yarım gün ile bir hafta arasında tatbikatın icrası gerçekleştirilir. Yazılan senaryoya bağlı olarak verilecek ilk ara durumla tatbikat başlar. Verilen durumların organizasyon içerisinde ne şekilde karşılık gördüğünü izlemek ve değerlendirmek için ayrıca bir hakem heyeti görevlendirilir. Bu heyet aynı zamanda belli fonksiyon alanlarında uzman olan kişilerden seçilir. Bundan amaç, eğitimin tatbikat esnasında da devam etmesini sağlamaktır. İsteğe bağlı olarak, tatbikat bir yerinde dondurulabilir. Bu esnada eğitilen hedef kitleye bazı önemli konuların hızlıca üzerinden geçmesi için zaman verilir.

Analiz ve Değerlendirme. Tatbikatın sona ermesinin ardından ilk olarak eğitilen hedef kitle ve hakem heyetinin katılımıyla hızlı ve kısa bir tatbikat değerlendirmesi yapılır. Burada, “ne oldu?” ve “ne olmalıydı?” sorularına cevap aranır. Tatbikat plancısı ve hakem heyeti uygun bir zaman dilimi içerisinde bir araya gelerek detaylı tatbikat sonuç raporunu yazarlar. Bu raporda eğitim ve tatbikat hedeflerine ne kadar ulaşıldığı, ulaşılamayan hedefler için neler yapılması gerektiği ve acil eğitim ihtiyaçları gibi hususlar detaylı bir şekilde ortaya konur.

Evet, hiç de basit değil! Ve yine evet, çok masraflı.

16,071,073,000 Amerikan Doları. Bu meblağ 2019 yılı için FEMAnın (Federal Acil Durum Yönetim Kurumu) ABD Başkanından talep ettiği miktar. Oldukça yüksek değil mi? Peki afetlere hazırlıklı olmanın ve belki de bu sayede kurtulan canların parasal bir karşılığı olabilir mi sizce? Daniel F. Oriesek ve Jan Oliver Schwarz eşsiz bir kaynak olan kitapları “Business Wargeming”de durumu çok güzel özetliyor:

Bir tatbikatın maliyeti göze önemli bir miktar gibi gelebilir. Fakat hızla verilen ve dönüşü olmayan yanlış bir kararın muhtemel faturasından çok daha azdır.

Öyle bir zamanda yaşıyoruz ki, sadece bir saatte bir milyon dolarlık online satış gerçekleşiyor. Bir anlığına durun ve düşünün. Dijitalleşen ve git gide hızlanan bu yeni dünyada sunucularınızın bir saatliğine durduğunu ya da ürününüzle ilgili uygunsuz bir resmin bir saat içerisinde yarım milyon insan tarafından paylaşıldığını hayal edin. Ne kadar hazırsınız?

Son Yazılar

Son Yorumlar

    LinkedIn Son Gönderiler

    Recent Tweets

    Son Yazılar

    Kuleli Akademi’nin etkinliklerinden haberdar olmak için bültenimize abone olabilirsiniz.

    Gereksiz e-posta göndermeyiz. Bilgilerinizi üçüncü kişi ve kuruluşlara pazarlamayız.